ムダな会議を削減しよう！楽天のテレワークを支える企業文化とは？
新型コロナウイルス感染数拡大に伴う緊急事態宣言が解除され、新しい生活様式のもと経済活動が再開し始めています。しかし、再び感染者数の上昇傾向も見られ、引き続き慎重な行動が求められています。
楽天では、今年1月下旬に新型コロナウイルス感染症対策本部を設置し、お客様、パートナーの皆様、従業員を含む関係者の安全を確保するとともに、社会へと貢献できるような活動をグループ一丸となって進めてきました。
在宅勤務を継続する企業も多い現在、楽天も引き続きテレワーク含め様々な対策を講じ、収束の見えない新型コロナウイルス感染症との闘いの最中にいます。
社内の景色は以前とは変わり、社会的・身体的距離を保つための設備や体制が整えられ、オンライン上でのコミュニケーションが日常化しています。これまで多くの変化が生まれましたが、一方で変わらないものも楽天にはあります。
会議やイベント、新入社員研修もすべてオンラインで開催
まず楽天における変化としては、原則在宅勤務となり、メインのコミュニケーションの場がオンラインとなったことです。
テレワークの導入は、政府が推進する働き方改革として以前より推奨されていましたが、社会においてまだ十分に浸透していると言える状況ではありませんでした。コロナショックをきっかけに改めて注目を集め、多くの企業で急速に導入されつつありますが、ビデオ会議システムの準備が不十分だったところでは混乱もありました。
楽天ではICT（情報通信技術）ツールを以前より積極的に活用し、全社員がすでにビデオ会議システムを使用できる状況にあり、活用経験者も多かったことから、在宅勤務へはスムーズに移行できました。
グローバル展開を加速し、社内公用語英語化の方針を発表した2010年頃には、海外の拠点やビジネスパートナーとのコミュニケーションの手段として、一部の会議室へ臨場感がよりリアルなビデオ会議システムを本格導入しました。
2015年に移転した二子玉川の本社では、社内の会議室はもちろん、来客用の会議室やセミナーなどを開催するための大部屋まで、すべての会議室にビデオ会議システムを導入しました。また、全スタッフにWeb会議システムのアカウントが付与され、講習会の実施やマニュアルも整備され、会議の規模を問わず、誰でも簡単にオンライン会議を設定することができるようになっていました。
4月に原則在宅勤務となってからは、社内外の会議のみならず様々なイベントもオンライン上で開催。今年度の新入社員研修も完全リモートで実施しました。
テレワークであってもチームを結び付ける「共通言語」とは
楽天でスムーズにテレワークへの移行が進んだ背景には、設備面だけでなく文化的な面によるものもありました。
テレワーク下であっても、それまでと大きく変わらないチームワークを発揮し、事業を推進していくことができているのは、楽天グループ社員の根底に共通の価値観・行動指針として「楽天主義」があるからと言えます。
距離は離れていても、これまで培ってきた企業文化としてチームを結び付けるこの「共通言語」があるため、日々の改善を大切にすることや、仮説を立て実行・検証し仕組化していくというプロセスなど、その仕事の進め方は変わりませんでした。例えば、在宅勤務であってもビデオ会議で朝礼・夕礼を設けるなど、テレワーク時のチームワークのとり方も工夫して改善していきました。
ムダな会議時間を省く「MTGエコプロジェクト」
テレワークになっても、「楽天主義」から派生して根付いている楽天の習慣が続いています。
「一回の会議が不必要に長い」、「参加の必要性があるのかわからない会議がある…」、「結論がでない会議が多い」などの不満は、テレワークにかかわらず、以前から多くの企業でよく聞かれるものです。
楽天では、2008年5月に業務の効率・生産性を向上させるグループ横断の社内プロジェクト「MTG（ミーティング）エコプロジェクト」を発足させ、会議の時間や頻度、出席者を縮小する取り組みを開始しました。
単に「会議の時間を短くしましょう」というのではなく、明確に数字として「見える化」するのは楽天流。会議時間は30分、長くても60分を目安に開催するように定め、会議の時間、頻度、出席者数がそれぞれ半分になるように目標を定めました。
そうすると、「資料を事前に提出し、予め目を通してもらうようにする」などの様々な工夫が生まれました。
この会議の習慣はルールとして明文化されていないにもかかわらず、現在も社内にしっかりと根付いており、テレワーク下にあっても継続され、全体的な生産性の向上に役立っています。
社内でも愛用されるコミュニケーションアプリ「Rakuten Viber」！
メッセージを送る時に使用できるステッカーには、「お買いものパンダ」や「楽天カードマン」のほか、「ヴィッセル神戸」や「楽天イーグルス」の選手やマスコットが登場
楽天では、無料通話＆メッセージングアプリ「Rakuten Viber」を、社内でのコミュニケーションツールとして補助的に活用しています。世界で11億人ものユーザーに利用されており、海外にいる社員とも簡単にコミュニケーションをとることが可能です。通話、メッセージの内容は暗号化されているのでセキュリティ面も安心。
ビデオ会議とは別に、気軽にちょっとしたメッセージのやり取りができるので、在宅勤務下においても、社員同士のコミュニケーションの円滑化に役立っています。
こういった困難な時期にこそ、企業文化の力、その大切さに気付かされます。楽天はこれからも、オンラインでも社員同士が様々なツールを活用しながら、共通の価値観をもって、一致団結するワークスタイルを推進していきます。
感染予防に関して油断のならない日々、企業の内外問わず共に困難を乗り越えられる日が一日も早く訪れることを願っております。皆さまの健康を祈って。
